Как избежать типичных ошибок при внедрении проектного управления?

Предлагаем Вам ознакомиться с самыми распространенными ошибками при внедрении проектного управления и своевременно скорректировать действия в Вашей компании, чтобы прийти к нужному результату.

1. Приобретая ИСУП заказчик убежден в том, что теперь все заработает как нужно.

Сперва необходимо определить какие проблемы Вам нужно решить и как ИСУП будет в этом помогать. Необходимо убедиться в том, что именно данный продукт является решением вашего круга проблем. Любая информационная система не может существовать без грамотного и компетентного руководителя. Система предоставляет данные и информацию, а решение принимает руководитель.

2. Техническое задание, которое похоже на свод переписанных правил из PMBoK.

Описание требований к системе должно основываться на реально работающем процессе в вашей компании, а не на каком-то идеализированном образе об управлении проектами. Сперва вам нужно определиться со списком целей и имеющихся проблем, и составить требования на решение этих проблем. Таким образом, будет понятен необходимый функционал на данном этапе, без каких-либо «А вдруг пригодится и это?!».

3. Заказчик хочет все и сразу.

Необходимо двигаться поступательно: определить зону для пилотного проекта и очередность внедрения тех или иных функциональных блоков. Всегда уделяйте особое внимание этапам тестирования и опытной эксплуатации, даже при внедрении простого функционала. Например, при внедрении ИСУП ADVANTA выделяются сперва «Базовые процессы УП»: управление проектами по контрольным точкам с отдельными функциями управления коммуникациями и проектным документооборотом. После того, как данные процессы уже запущены у заказчика, можно перейти к расширению функционала, например, управление финансами, бюджетом проекта, планирование ресурсов и т.д.

4. Команда консультантов нужна, чтобы снять ответственность с заказчика.

Сперва позаботьтесь о том, чтобы внутренние сотрудники компании также участвовали в проекте. Для этого необходимо назначить им определенные роли (РП, аналитики, администраторы, эксперты и др.). Каждый сотрудник должен понимать важность процесса и его зону ответственности, а также быть замотивированным на итоговый результат.

5. Мы знаем чего ждет реальный заказчик и примерно понимаем оценку результатов.

В самом начале очень важно услышать ключевые требования от самого заказчика, его понимание конечных результатов. Когда в компании есть поддержка авторитета, это является неоспоримым преимуществом, потому как он способен требовать от сотрудников выполнения обновленных регламентов и процессов, интересоваться результатами проекта и включаться в проект на любой стадии для внесения необходимых корректировок.

Следуя данным правилам Вы сможете своевременно скорректировать ситуацию, если имеются какие-либо проблемы, а также внедрить системное управление проектами с минимальными потерями и быстрее получить от него желаемый эффект.