Решения

Vinaora Nivo Slider 3.x
Апрель 2017
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
    • Илья Стовба, начальник отдела Service Desk, ЗАО «МТБанк»

      «Переход на новую версию системы Naumen Service Desk  нам помогли осуществить специалисты компании «КвадроСофт». Проект миграции доказал высокую квалификацию сотрудников «КвадроСофт» в области внедрения программного обеспечения»

Advanta управление проектамиАдванта - корпоративная онлайн система управления проектами, и совместной работы, призванная повысить эффективность работы всей организации. Компания Адванта Групп уже на протяжении 11 лет ставит и решает задачи по организации труда на предприятиях среднего и крупного звена. От принятия решений на уровне президентов компаний, до организации работы офисов и контроля работы персонала.

Определение проекта в Адванте Какими проектами можно управлять в Адванте?
Разработка плана проекта Создание плана по проекту
Организация работы команды проекта Делигирование, и распределение задач между участниками проекта
Живое управление проектом Мониторинг выполнения, приемка задач
Управление ресурсами проекта Равномерное распределение и контроль доступных ресурсов
Работа над несколькими проектами Организация работы по портфелю проектов

Определение проекта в Адванте

Какими проектами можно управлять в Адванте?

Адванта оснащена очень широкой линейкой в плане возможности управления проектами. Она отлично справится с управлением проектами в ИТ-компаниях, строительными и проектировочными организациями, управлением при разработке новых продуктов, маркетинговыми и PR компаниями, проектами подготовки и участия в тендерах.

Управление проектами на предприятии

Ключевая особенность системы Адванта в ее гибкости. В зависимости от типа проекта в ней можно задать различные шаблоны и методы управления. При этом конечный пользователь получит максимальный набор инструментов необходимых для работы его бизнеса, отраженный в логичном и удобном интерфейсе.

Паспорт проекта - структура и наполнение

Адванта - это онлайн система управления. Поэтому каждый проект имеет свою веб-страницу (паспорт проекта), на которой собрана вся информация по текущему проекту.

Паспорт проекта - структура управления проектом

Все данные четко структурированы, и разбиты по вкладкам:

  • Главная - на этой вкладке отображается вся сводная информация по проекту: на какой стадии выполнения поставленные задачи, руководители и исполнители, цели и характеристики, классификационные признаки (реквизиты);
  • Гант - диаграмма Ганта - календарный план;
  • Дискуссии - раздел для общения, и обсуждения участниками проекта проблем, вопросов;
  • Документы - файловый архив проекта в разрезе задач;
  • Участники - список всех сотрудников привлеченных к проекту;
  • Уведомления - настраивается для управления подпиской на события проекта;

Это лишь базовый набор вкладок, которые присутствуют во всех типах проектов. Далее идет набор из специфических закладок присущих проекту в зависимости от его типа: Акты, Поставки, Риски, Оплата подрядчикам, и тд...

 

Разработка плана проекта

Построение календарного плана проекта в Адванте

Адванта поддерживает несколько вариантов разработки календарного плана - от формата Mind Map до уже упомянутой диаграммы Ганта.

Диаграмма Ганта

Возможности диаграммы Ганта в Адванте:

  • формирование плана работ;
  • менять различные календарные масштабы просмотра;
  • менять данные на диаграмме в один клик;
  • просмотр диаграммы в полноэкранном режиме;
  • менять статусы, даты, трудозатраты, делегировать задачи;
  • формировать зависимости между задачами, с одновременным перерасчетом плана;
  • передвигать и расширять сроки работ прямо на диаграмме с помощью мыши;
  • включать отображение критического пути;
  • анализ календарных планов в режиме отслеживания полосок "план/факт/прогноз";
  • выводить данные диаграмм на печать в PNG или PDF формате;

Выгрузка готового плана проекта из MS Project

Одним из вариантов создания проекта в Адванте, является выгрузка уже готового плана из MS Project, назначив при этом исполнителей. Учитывая что во многих организациях используется локальная версия MS Project, Адванта может стать отличным дополнением к ней.

Проект в MS-Project

Выгрузка списка задач из Microsoft Excel

Адванта поддерживает импорт из задач из Excel документов, так как многие организации очень часто используют его в планировании проектов.

 Импорт из excel

План проекта на базе сохраненного шаблона

Далеко не редкость когда проект компании является типовым (например здания у компании застройщика). Специально для таких случаев Адванта позволяет сохранять библиотеки шаблонов или работ, для последующего их быстрого развертывания в случае необходимости.

Развертывание проекта по шаблону

 

Организация работы команды проекта

Делегирование задач исполнителю

После согласования плана работ, ответственное лицо может делегировать выполнение задач исполнителю. При этом исполнитель получит уведомление в личном кабинете о его назначении, и должен будет подтвердить согласием начало выполнения работ. В случае отказа, ему будет предложено описать причину отказа.

Делегирование задач на проекте

Формирование команды проекта

Помимо сотрудников компании, которых руководитель назначает на проект, он может пригласить внешних участников. В этом и есть вся прелесть онлайн системы управления проектами. Будь то приглашенный эксперт, консультант, аудитор, юрист, или удаленный сотрудник, даже не работая в офисе бок о бок с командой он всегда будет в курсе событий.

Онлайн система управления проектами

Коммуникация между участниками проекта

Чтобы начать обсуждение любому из участников проекта достаточно создать тему и пригласить собеседников.

Командная работа над проектом

В результате каждый приглашенный увидит персональное приглашение для участия в дискуссии. Таким образом Адванта дает максимально удобный инструмент ведения переговоров на проекте, при этом переписка по всем обсуждениям хранится в архиве программы, что позволяет в случае необходимости в любой момент вернуться к ней.

Управление коммуникациями проекта

Благодаря коммуникационному порталу Адванты руководство всегда может поделиться новостями с сотрудниками, услышать их мнения и предложения по любым вопросам, от работы над проектами, до организационных вопросов функционирования офиса.

Проектная документация

Функционал системы позволяет наполнять проекты и задачи, в их рамках, документами для последующего обсуждения, согласования, или просмотра. Адванта поддерживает версионность храня в памяти все версии добавляемых документов.

Личный рабочий стол участника проект

На рабочем столе каждого из участников проекта формируются все сводные данные по проекту:

  • вопросы и задачи по проекту;
  • расписание поставленных задач на день;
  • лента событий отражающая все проекты и задачи в которых задействован пользователь;
  • избранные материалы пользователя;

контроль выполнения задач на проекте

Таким образом вся необходимая информация консолидируется в одном месте что дает максимум удобства при работе с системой, и перестраховывает от эксцессов когда какое-то важное дело у вас "вылетело из головы".

Календарь и цепочки задач

На персональном календаре каждого пользователя последовательно отображен список задач. От задач в рамках проекта, до личных заметок, доступных для просмотра только владельцу кабинета.

система управления задачами

Чтобы не оставить без внимания важное дело, в системе предусмотрены всплывающие напоминания. При необходимости их можно откладывать на более поздний срок, нажав на ссылку "напомнить позже".

Задачи  - напоминания

Помимо этого, система уведомляет исполнителей связанных задач "по цепочке". Это необходимо в ситуации когда "последующую задачу", можно начать выполнять только после завершения предыдущей.

 

Живое управление проектом

Статус задач по проектам

Основой для отслеживания прогресса по выполнению задачи являются цветовые индикаторы, с процентной шкалой. Зеленый цвет говорит о том что - "задача в процессе выполнения", белый - "работа не начата", черный - "работа завершена".

статус выполнения задач по проекту

Приемка выполненных задач

В Адванте предусмотрен вариант когда задача считается выполненной только после проверки руководителем. В этом случае исполнитель по факту завершения работы, переводит ее в статус "Готова к проверке", и уже после приемки она либо считается выполненной, либо уходит на доработку.

Приемка задач по проекту

Дополнительной функцией контроля приемки отчетов является возможность определения обязательных документов, без прикрепления которых исполнитель не сможет отправить задание на проверку.

Документация по проекту

Система автоматически проверит наличие обязательных документов, и при их отсутствии выдаст сигнал об ошибке.

Ход выполнения проекта на диаграмме Ганта

Диаграмма Ганта иллюстрирует наглядную картину по прогрессу выполнения проекта. При этом в случае отклонения от графика Адванта позволяет не только сравнить график план/факт, но и спрогнозировать новые сроки завершения работ с учетом отклонения. Прогнозный план отображается на диаграмме в виде тонких серых линий:

расчет сроков выполнения проекта

Управление жизненным циклом проекта

В Адванте существуют дополнительные инструменты управления жизненным циклом проекта. Для этого можно создать панель состояний на которой будет видно на каком этапе сейчас проект.

жизненный цикл проекта

Проактивное управление проблемами

Часто в следствии территориальной распределенности проектов или их объемности возникают сложности координации событий, людей и информации. Обеспечивая доступ ко всей информации в режиме реального времени Адванта позволяет снизить риски в управлении проектами, выявлять и решать проблемы еще на стадии их зарождения. При необходимости в Адванте можно включить режим ранжирования проблем по важности, использовать открытые или закрытые дискуссии для адресного обращения. В результате руководитель всегда видит полную картину событий, и проблемы требующие его участия.

Постановка задач по изменениям в проекте

По итогам дискуссии руководитель может поставить задачу по решению проблемы перед исполнителем. При этом карточка задачи будет ссылаться на дискуссию по итогом которой было принято решение. Таким образом обсуждение завершается постановкой задачи, с последующей возможностью контроля срока и состояния исполнения.

Постановка задач

 

Управление ресурсами проекта

План загрузки ресурсов на проекте

При формировании плана проекта Адванта в автоматическом режиме определит загрузку исполнителей на задачах исходя из нормы 8-ми часов на рабочий день. Для редактирования и просмотра трудозатрат используется специальный режим диаграммы Ганта.

Неравномерная загрузка

По необходимости загрузка исполнителя может быть распределена неравномерно. В ходе выполнения задач можно оставить свободные "окна", или например сделать загрузку на 50%.

Отражение фактически отработанного времени в табеле

Для организации и контроля отработанного времени сотрудники заполняют личный табель. Еженедельно подчиненные отправляют заполненный табель на утверждение ответственному лицу. Проверяющий может выставить один из 4-х статусов:на редактировании, на утверждении, отклонен, утвержден. Утвержденный табель сохраняется в проекте как фактические трудозатраты.

Табель учета времени - трудозатраты

Анализ загрузки ресурсов проекта

Отчет по загрузке ресурсов можно просматривать в разрезе по сотрудника или подразделениям. Таким образом отчет покажет загрузку работников на проекте по временным периодам. Исходя из него при необходимости можно будет перераспределить нагрузки для более равномерной работы. Таким образом можно анализировать как фактические, так и плановые затраты времени.

Анализ загрузки ресурсов на проекте

 

Работа над несколькими проектами

Структура дерева проектов (EBS)

Структура дерева проектов (Enterprise Breakdown Structure) - это набор каталогов в разрезе которых хранятся данные по проектам. В Адванте структура дерева может задаваться произвольным образом, в зависимости от взгляда руководителя на организацию проектов в компании.

Структура и Дерево проектов

Связи между проектами

С помощью Адванты можно создавать связи как между проектами в целом, так и между задачами на проекте. Связи - это своего рода зависимости, и в случае сдвигов по одному проекту, система автоматически пересчитает сроки связанных проектов и задач.

Сводный отчет по реестру проектов

Адванта очень гибкая система, и в зависимости от самых различных нужд позволяет формировать табличные отчеты не прибегая к программированию. Достаточно использовать интерфейс системы и мышку чтобы создать отчеты со всевозможными полями:- название и руководитель проекта, запланированные сроки выполнения и стоимость проекта, текущий прогресс, целевые показатели, визуализировать данные на диаграмме Ганта, и тд..

Анализ загрузки ресурсов по портфелю проектов

Диаграмма "слоеный пирог" накладывает все проекты по портфелю на график, визуализируя пики нагрузок и перегрузок с учетом доступных ресурсов. В случае необходимости руководитель в один клик может перенести старт проекта или пакет работ на другую дату. При этом Адванта сохранит все выстроенные зависимости по проектам/работам, и структуру самого проекта.

Программа для управления портфелем проектов

Прогресс по портфелю проектов на диаграмме

На данной диаграмме каждая из полосок соответствует одному из проектов портфеля, и отражает текущий процент завершения проекта. Кроме того напротив каждой из полосок могут появиться иконки, сигнализирующие об открытой проблеме. Достаточно кликнуть по ним чтобы перейти к дискуссии по обсуждаемой проблеме.

Программа (софт) для управления проектами

Расчет рейтингов наиболее выгодных проектов

Часто компании встают перед выбором - "Какому проекту отдать приоритет?". Чтобы правильно распределить ресурсы/инвестиции в системе управления проектами Адванта предусмотрен инструмент оценки значимости проекта. Рейтинг рассчитывается с помощью "модуля оценки рейтинга проектов" и учитывает всевозможные критерии а так же значимость (вес) проектов по отношению друг к другу.

Расчет рисков на проекте и рейтинг проекта

Расстановка приоритетов - анализ портфеля проектов

Еще одним очень удобным инструментом для расстановки приоритетов по проектам являются "пузырьковые диаграммы". Этот вид отчета очень компактен и информативен, и позволяет вывести на одном графике все проекты компании, будь их даже десятки или сотни.

Выбор приоритетного инвестиционного проекта

Каждый кружок соответствует проекту, а его диаметр дает информацию об измеряемой величине, например о:

  • Стоимости проекта;
  • Объем требуемых ресурсов;
  • Чистой приведенной стоимости (NPV) и тд;

По осям X и Y можно отложить как количественные так и качественные показатели, например:

  • Сроки окупаемости;
  • Процент завершения проекта;
  • Руководитель проекта, и тд..;

Подробное описание Заказать демонстрацию

 

Новости:

Подписаться на новости:
  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
Prev Next
Форум по информационной безопасности