Экономия 90% времени руководителей и ФОТ компании за счёт автоматизации управления сроками и бюджетами проектов
В разделе Новости вендоров
АО «Новосибирскэнергосбыт» – единственный гарантирующий поставщик электроэнергии на территории г. Новосибирска и Новосибирской области. Предприятие отвечает за электроснабжение клиентов, закупая электроэнергию на оптовом рынке и регулируя её поставку через договорные отношения с сетевыми организациями. Клиентами предприятия являются более 1,3 млн физических и 33 тысяч юридических лиц.
Предпосылки к внедрению системы ADVANTA:
Организация находится в стадии активного роста и в постоянном поиске современных цифровых сервисов, чтобы сделать жизнь своих клиентов удобнее и проще. Поэтому количество внутренних ИТ-проектов в «Новосибирскэнергосбыт» неуклонно растет. Сейчас в работе свыше 40 проектов со средним сроком реализации 7-9 месяцев.
Прежде, чем утвердить и запустить проекты в работу, в компании ведётся отбор инициатив от различных подразделений и служб. Регистрировать и отбирать идеи для будущих проектов приходилось вручную, не было возможности оперативно получать информацию о статусе инициатив. Для компании повышение эффективности в работе с инициативами означало быстрее запускать в работу крупные прибыльные проекты и, соответственно, быстрее получать прибыль.
С помощью проектного подхода топ-менеджмент планировал автоматизировать основные процессы управления проектами и отбора перспективных идей. А проектному офису был необходим инструмент для поддержки методологии проектного менеджмента и качественного управления портфелем проектов.
До внедрения ADVANTA информация о статусах, сроках, бюджетах и ресурсах проектов велась в четырех разных системах: Jira, 1С, BPM, Confluence. Это создавало сложности с контролем и синхронизацией данных, возникали риски срыва сроков и перерасхода ресурсов. Подготовка сводных отчётов по проектам занимала много времени. У компании не было единого инструмента для коммуникаций и контроля проектов.
ADVANTA стала единой средой для взаимодействия проектных команд, предоставила возможность автоматизировать сбор и формирование отчётности, получать необходимые данные по проектам в онлайн режиме с помощью встроенных отчётов и дашбордов.
Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы:
- Снизить время на обработку информации по идеям и инициативам.
- Сократить трудозатраты на подготовку и сбор отчётности.
- Иметь чёткую картину по бюджету проекта (утверждённый, законтрактованный, резерв и факт освоения бюджета).
- Видеть загрузку руководителей проектов в режиме онлайн.
- Оцифровать деятельность проектного офиса для смежных подразделений.
- Контролировать соблюдение методологии.
- Отслеживать наличие требуемой документации на каждом этапе проекта.
ADVANTA была выбрана в качестве корпоративной системы управления проектами, поскольку даже базовым функционалом позволяет решить поставленные задачи, имеет дружелюбный и понятный интерфейс, готовую технологию внедрения и опытную команду с многолетней экспертизой успешного выполнения проектов.
Что было сделано:
1. Создан механизм регистрации и единый реестр инициатив в системе.
Снизилась нагрузка на проектный офис за счёт дашборда, позволяющего в онлайн режиме анализировать информацию по всему реестру инициатив.
2. В едином окне собрана информация по статусам всех проектов.
Это позволяет сократить время на получение данных для принятия оперативных решений. Видна занятость руководителей проектов. Заказчики вовлечены в работу над проектами, ведётся своевременная приёмка результата по этапам жизненного цикла и контрольным точкам проекта.
3. Созданы шаблоны проектов.
Этот шаг помог ускорить и упростить планирование проектов, а также более эффективно соблюдать методологию за счёт наличия контрольных документов по каждой КТ.
4. Настроен модуль по управлению финансами и стоимостью проектов.
Регулярный отчёт по плану платежей, на основании которого данные попадают в платёжный календарь компании, формируется автоматически. Раньше этот отчёт собирал вручную администратор проектного офиса.
5. На карточку проекта выведены необходимые виджеты по финансам.
Это позволяет проектному офису и руководству компании сразу же оценить ситуацию и исключить ошибки при работе с бюджетом. За внесение данных теперь полностью отвечает руководитель проекта, финансисты участвуют только в согласовании бюджетных показателей. Нагрузка на сотрудников финансового отдела в значительной степени снизилась.
Какой результат был достигнут:
