МГИМО внедрил систему управления проектами ADVANTA
В разделе Новости вендоров
О клиенте:
Московский государственный институт международных отношений (МГИМО) – один из ведущих российских и мировых вузов, готовящий специалистов на 15 факультетах и учебных институтах по 18 направлениям. В портфеле вуза более 150 проектов. В основном это проекты, связанные с разработкой учебных программ и курсов, написанием статей и учебников, созданием сайтов и информационных систем, в том числе в партнёрстве с другими университетами или научными организациями.
Ситуация до внедрения ADVANTA:
Требовался надёжный ИТ-инструмент, который позволил бы логично выстроить дерево проектов, структурировать все проекты университета в едином реестре, регулярно получать по ним оперативную и достоверную отчётность.
Таким инструментом стала информационная система управления проектами ADVANTA. Одним из ключевых условий выбора стало то, что ADVANTA – российская платформа, разработанная с использованием отечественного опыта управления проектами. Она предлагает широкий функционал, удобную визуализацию и возможность анализа данных в разных разрезах. Также в пользу системы сыграл тот факт, что вендор является резидентом «Сколково», а сам продукт хорошо зарекомендовал себя в качестве инструмента автоматизации процессов управления в госструктурах.
Какие задачи поставил заказчик перед внедрением системы:
- Внедрить единый инструмент мониторинга портфеля проектов университета и удобную среду для коммуникации участников проектов.
- Оптимизировать процессы проектного управления, выстроить механизм сбора и систематизации большого объёма данных по проектам.
- Автоматизировать регулярную подготовку внутренней и внешней отчётности.
- Обеспечить визуализацию с возможностью детальной оценки ситуации по проектам и портфелю через интерактивные онлайн-дашборды.
Что было сделано:
1. Создано дерево проектов под действующую оргструктуру и бизнес-процессы вуза.
Все проекты находятся в одном месте и выстроены в иерархическом порядке. Есть возможность привязки и хранения проектных документов. Вся информация доступна 24х7.
2. В систему перенесены все действующие проекты университета.
Настроены шаблоны типовых проектов, заполнены их паспорта (карточки), назначены руководители. Проекты объединены в портфель, установлен период сбора и предоставления отчетности как по отдельным проектам, так и по портфелю в целом.
3. Внедрена методика управления по контрольным точкам.
Заданы уровни контрольных точек, сроки, ответственные за их достижение. Это позволяет вести поэтапный контроль, отслеживать степень выполнения проектов, прогнозировать риски.
4. Ведется сбор статусов по контрольным точкам, проектам и портфелю в автоматическом режиме.
Для этого в системе настроены отчеты и дашборды с оперативной и сводной информацией о состоянии проектов. В дашбордах отражается качество управления портфелем: наличие согласованного плана-графика, выполнение задач по каждому проекту. Отдельно выделены проблемные проекты, по которым есть или прогнозируется срыв сроков исполнения.
Какой результат был достигнут:
На базе ADVANTA cоздана цифровая система управления проектами развития одного из крупнейших вузов страны. Все участники имеют доступ к единому источнику данных по проектам.
Повысилась прозрачность и управляемость процессов и проектов университета. Руководству в любой момент доступна актуальная информация по статусам отдельных проектов и всего портфеля в целом. Налажена система согласования смет в привязке к дереву проектов, ведется мониторинг и выгрузка данных по финансам проектов в рамках госпрограммы.
В несколько раз сократилось время на планирование и сбор отчетности по проектам (внутренней – для руководства университета и внешней – для Минобрнауки и Минцифры России).
Повысилась скорость и качество принятия управленческих решений по проектам.
Артем Мальгин, проректор по развитию МГИМО: «МГИМО – первый российский университет, внедривший у себя отечественную систему управления проектами ADVANTA. Благодаря этому нововведению мы смогли структурировать существующие процессы и выстроить понятный для всего нашего большого коллектива и проектных команд механизм сбора данных и обмена информацией. Это позволило нам в разы сократить время подготовки отчетов и ведения аналитики, быстро реагировать и отвечать на запросы регуляторов и оператора программы академического стратегического лидерства «Приоритет-2030»».